La simplicitat que envolta el Correu Electrònic per administrar massivament grans quantitats de contactes i el fet de no tenir un cost directe associat amb la tramesa de cada e-mail, porta moltes vegades a perdre de vista la importància de tenir una base de contactes en bones condicions.

Un aspecte central de la nostra estratègia de comunicació per email és tenir la seguretat que tots els nostres contactes rebran el nostre butlletí electrònic i això per conseqüència provoqués la lectura del mateix per una gran part d'ells.

El tenir carregats com contactes a persones amb emails desactualitzats o escrits incorrectament provoca certs inconvenients com:

• Informació estadística incorrecta, ja que la nostra percepció de la quantitat de contactes amb les quals ens comuniquem serà sensiblement més gran que la real.
• Consum de recursos tecnològics innecessaris, pel fet que la E-nvía i els servidors de correu intentessin fer lliurament d'un correu a un destinatari inexistent.
• Manca de confiança dels contactes que reclamessin el fet de no rebre les nostres comunicacions
• Però el problema més a tenir en compte, és que cada vegada més les aplicacions de correu electrònic d'ús massiu com gmail.com, yahoo.com, Hotmail.com, comencen a tenir en compte i qualificar negativament aquells originantes o enviador de correu que constantment envien emails a caselles de correu inexistent, arribant a punt tal de marcar en la categoria de "Spam", en assumir que hi ha un ús descuidat de la seva base de contactes.

Missatges rebotats
Una de les eines més útils per detectar i corregir problemes relacionats amb les nostres adreces electròniques de la base de contactes és la gestió correcta dels MISSATGES rebots.

Un missatge rebotat és una devolució que rebem d'un servidor, on se'ns aclareix algun tipus de problemes en el procés de fer arribar el nostre correu electrònic al destinatari.

Hi ha dos tipus de rebots, Temporal (Soft Bounce) o Permanent (Hard Bounce), un rebot temporal parla d'un problema que no és definitiu i que va poder ser ocasionat per algun mal funcionament temporal d'alguns dels serveis, aplicacions, o servidors a el camí de lliurament. Un exemple de rebot temporal podria ser quan el contacte té la seva casella de correu superant el límit permès.

Un Rebot Permanent implica la impossibilitat a present i futur de fer arribar un correu electrònic a aquesta adreça electrònica, és generalment pot donar-se per que l'adreça electrònica és inexistent, per estar escrita incorrectament o per haver-se donat de baixa la casella.

Administració de emails rebotats
E-nvía incorpora un sistema automàtic per detectar i gestionar fàcilment els seus correus rebotats i d'aquesta manera el correcte manteniment i actualització de la base de contactes.

El sistema de gestió interna de rebotats d'E-nvía rep i analitza tots els emails retornats pel destinatari i prenent el motiu (codi d'error ser servidor) sobre la impossibilitat de distribuir un correu a una adreça determinada, classifica cada rebot entre temporals i permanents, per a cada contacte en particular.

Per accedir al detall i informació exacta sobre rebotats, consulteu en la secció de "Seguiments / Estadístiques" dels missatges enviats.
Punxant "Veure qui" en rebotats temporals o permanents, obtindrà una llista completa de contactes amb missatges rebotats, des de la qual podrà, crear una llista d'enviament que contingui totes les adreces de correu amb inconvenients o exportar totes les direccions, incloent la descripció del problema específic per la qual no va poder lliurar el missatge, a un arxiu del tipus "CSV" que pot ser obert amb una aplicació de full de càlcul o visor d'arxius de text.

Una altra manera d'observar els contactes amb rebots és anar a la secció Contactes i filtrar els contactes amb rebots (marcant només l'opció rebotats en els filtres)

Rebots Temporals
En el cas que es detectin rebotats temporals, després de realitzar l'enviament del un missatge (butlletí electrònic), E-nvía recomana crear una Llista d'Enviament d'aquests contactes i re-enviar el missatge passades 72 hores (temps en el que a la majoria dels casos els inconvenients tecnològics "temporals" són solucionats).

Recordeu que pot fer això, programant el re-enviament en el darrer pas del procés de creació de missatges per a una data determinada.

Rebotats Permanents
Els emails rebotats amb problemes permanents són identificats de manera similar als temporals, amb la diferència que un contacte amb problemes de rebots permanents a la seva adreça electrònica queda automàticament "Desactivat" per a futurs enviaments, d'aquesta manera E-nvia protegeix la seva reputació en no permetre que es insisteixin enviaments a adreces electròniques no existents.

Recomanem, analitzar i prendre mesures sobre els seus rebotats permanents, generant un fitxer d'extensió CSV, on podrà observar el motiu del rebot, el que ajudarà a identificar la classe de problemes que cada adreça electrònica posseeix.

Identificació i classificació de rebots Permanents
Cada missatge rebotat té una codificació única i estàndard a nivell internacional, independent de la tecnologia i proveïdors involucrats. Aquests codis permeten entendre a manera general el tipus de problema que es va presentar en cada direcció electrònica.

Els Codis habituals que identifiquen rebots del tipus Permanent són:

5.0.0 "Address does not exist"
Error general en intentar enviar el correu electrònic a l'adreça especificada

5.1.0 "Other address status"
El servidor del receptor va tenir problemes per rebre i redirigir (rutear) internament el missatge a la casella de correu.

5.1.1 "Bad Destination mailbox Address"
No existeix el nom de la casella de correu (situada a l'esquerra del "@")

5.1.2 "Bad destination system address"
Problemes amb el nom de domini de la casella de correu (situat a la dreta del "@")

5.1.3 "Bad destination mailbox address syntax"
Hi ha algun tipus de problema amb la sintaxi de l'adreça electrònica, pot estar causat per caràcters no permesos.

5.1.5 "Destination mailbox address invalid"
L'adreça electrònica és invalida,

5.4.4 "Unable to Route"
Inconvenient per connectar al domini d'e-mail receptor, hi ha algun problema amb el domini (part a la dreta del "@")

Aquesta informació la pot observar a l'arxiu electrònic de format CSV que exporta E-nvía dels rebotats permanents de cada missatge.

Aquesta entrada va ser escrita el Dimecres, 15 juliol, 2009 a les 04:46 pm i es troba en Funcionalitats d'E-nvia . Pot seguir algunes respostes a aquesta entrada pel RSS 2.0 feed. Pot deixar una resposta , o trackback des seva pàgina web.