Hoy quiero recomendarte 3 que deberías estar usando en todos tus boletines electrónicos:

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Puedes insertar un enlace que al hacer click en él abrirá el navegador y mostrará tu boletín.

Esto es realmente útil cuando tus clientes visualizan tu boletín en Outlook u otros gestores de correo que no cargan las imágenes automáticamente.

O si usas el código fuente HTML:

<a href="envia:previa">Ver en tu navegador</a>

Recomendar a un amigo

Te permite crear un enlace que abrirá un formulario para re-enviar ese boletín a sus amigos.

En el editor de mensajes, subraya un texto y haz click en el botón Vínculos:

O si usas el código fuente HTML:

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Te recomendamos que permitas a tus usuarios darse de baja de tu boletín.

Añade este tipo de enlace y e-nvia automáticamente evitará que le vuelvas a enviar ningún boletín.

O si usas el código fuente HTML:

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Un aspecto central de nuestra estrategia de comunicación por email es tener la seguridad de que todos nuestros contactos recibirán nuestro boletín electrónico y esto por consecuencia provocara la lectura del mismo por una gran parte de ellos.

El tener cargados como contactos a personas con emails desactualizados o escritos incorrectamente provoca ciertos inconvenientes como:

• Información estadística incorrecta, ya que nuestra percepción de la cantidad de contactos con las que nos comunicamos será sensiblemente mayor que la real.
• Consumo de recursos tecnológicos innecesarios, debido a que la E-nvía y los servidores de correo intentaran hacer entrega de un correo a un destinatario inexistente.
• Falta de confianza de los contactos que reclamaran el hecho de no recibir nuestras comunicaciones
• Pero el mayor problema a tener en cuenta, es que cada vez más las aplicaciones de correo electrónico de uso masivo como gmail.com, yahoo.com, Hotmail.com, empiezan a tener en cuenta y calificar negativamente aquellos originantes o enviadores de correo que constantemente envían emails a casillas de correo inexistente, llegando en punto tal de marcarlos en la categoría de “Spam”, al asumir que hay un uso descuidado de su  base de contactos.

Mensajes Rebotados
Una de las herramientas más útiles para detectar y corregir problemas relacionados con nuestras direcciones electrónicas de la base de contactos es la gestión correcta de los MENSAJES REBOTADOS.

Un mensaje Rebotado es una devolución que recibimos de un servidor, donde se nos aclara algún tipo de problemas en el proceso de hacer llegar nuestro correo electrónico al destinatario.

Existen dos tipos de rebotes, Temporal (Soft Bounced) o Permanente (Hard Bounced), un rebote temporal habla de un problema que no es definitivo y que pudo ser ocasionado por algún mal funcionamiento Temporal de algunos de los servicios, aplicaciones, o servidores en el camino de entrega. Un ejemplo de rebote temporal podría ser cuando el contacto tiene su casilla de correo superando el límite permitido.

Un Rebote Permanente implica la imposibilidad a presente y futuro de hacer llegar un correo electrónico a esa dirección electrónica, esto generalmente puede darse por que la dirección electrónica es inexistente, por estar escrita incorrectamente o por haberse dado de baja la casilla.

Administración de emails rebotados
E-nvía incorpora un sistema automático para detectar y gestionar facilmente sus emails rebotados y de esta forma el correcto mantenimiento y actualización de su base de contactos.

El sistema de gestión interna de rebotados de E-nvía recibe y analiza todos los emails devueltos por el destinatario y tomando el motivo (codigo de error ser servidor) sobre la imposibilidad de distribuir un correo a una dirección determinada, clasifica cada rebote entre temporales y permanentes, para cada contacto en particular.

Para acceder al detalle e información exacta sobre rebotados, consulte en la sección de “Seguimientos / Estadísticas” de los mensajes enviados.
Pinchando “Ver quien” en rebotados temporales o permanentes, obtendrá una lista completa de contactos con mensajes rebotados, desde la cual podrá, crear una lista de envío que contenga todas las direcciones de correo con inconvenientes o exportar todas las direcciones, incluyendo la descripción del problema especifico por la cual no pudo entregarse el mensaje, a un archivo del tipo “CSV” que puede ser abierto con una aplicación de planilla de cálculo o visor de archivos de texto.

Otra forma de observar los contactos con rebotes es ir a la sección Contactos y filtrar los contactos con rebotes (marcando solo la opción rebotados en los filtros)

Rebotes Temporales
En el caso que se detecten rebotados temporales, luego de realizar el envío del un mensaje (boletín electrónico), E-nvía recomienda crear una Lista de Envío de estos contactos y re-enviar el mensaje pasadas 72 horas (tiempo en el que en la mayoría de los casos los inconvenientes tecnológicos “temporales” son solucionados).

Recuerde que puede realizar esto, programando el re-envío en el ultimo paso del proceso de creación de mensajes para una fecha determinada.

Rebotados Permanentes
Los emails rebotados con problemas permanentes son identificados de manera similar a los temporales, con la diferencia que un contacto con problemas de rebotes permanentes en su dirección electrónica queda automáticamente “Desactivado” para futuros envíos, de esta forma E-nvia protege su reputación al no permitir que se insistan envíos a direcciones electrónicas no existentes.

Recomendamos, analizar y tomar medidas sobre sus rebotados Permanentes, generando un archivo de extensión CSV, donde podrá observar el motivo del rebote, lo que ayudará a identificar la clase de problemas que cada dirección electrónica posee.

Identificación y clasificación de Rebotados Permanentes
Cada mensaje rebotado posee una codificación única y estándar a nivel internacional, independiente de la tecnología y proveedores involucrados. Estos códigos permiten entender a modo general el tipo de problema que se presento en cada dirección electrónica.

Los Códigos habituales que identifican rebotes del tipo Permanente son:

5.0.0 “Address does not exist”
Error general al intentar enviar el correo electrónico a la dirección especificada

5.1.0 “Other address status”
El servidor del receptor tuvo problemas para recibir y redirigir (rutear) internamente el mensaje a la casilla de correo.

5.1.1 “Bad Destination mailbox Address”
No existe el nombre de la casilla de correo (ubicada a la Izquierda del “@”)

5.1.2 “Bad destination system address”
Problemas con el nombre de dominio de la casilla de correo (Ubicado a la derecha del “@”)

5.1.3 “Bad destination mailbox address syntax”
Existe algún tipo de problema con la sintaxis de la dirección electrónica, puede estar causado por caracteres no permitidos.

5.1.5 “Destination mailbox address invalid”
La dirección electrónica es invalida,

5.4.4 “Unable to Route”
Inconveniente para conectarse con el dominio del email receptor, existe algún problema con el dominio (parte a la derecha del “@” )

Esta información la puede observar en el archivo electrónico de formato CSV que exporta E-nvía de los rebotados permanentes de cada mensaje.

En este artículo explicaremos las posibilidades, recomendaciones y un instructivo paso a paso con un método
simple y efectivo de insertar un video dentro de su mensaje.

Un poco de historia que explica el presente
El email, la herramienta más antigua y popular de la red Internet, logró su desarrollo gracias a la simplicidad de sus protocolos (estándares de comunicación entre servidores y cliente de correo), llamados POP3 y SMTP. La rápida adopción de estos estándares generó la red que hoy nos une a todos, y que sin estar conectados nos almacena un correo enviado desde cualquier parte del mundo hasta que decidamos leerlo, y por si esto fuera poco, GRATIS.

Cualquier avance en el desarrollo de nuevos estándares en Internet siempre se encuentra con la necesidad de proteger la efectividad del Correo Electrónico, aunque existan grupos de personas y aplicaciones denominadas “Early Adopters”, quienes adoptan primero los avances (en muchas veces versiones betas, que sirven para corregir fallos), estos avances, demoran en llegar al público masivo.

En conclusión al día de hoy (febrero 2009), si su mensaje o boletín, requiere ser leído por un gran número de personas, donde las mismas utilizan diferentes aplicaciones para leer su correo (Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook, etc.), es conveniente utilizar los formatos estándar de correo, los cuales son básicamente dos: TEXTO plano y HTML, estos dos formatos se usan en paralelo al diseñar un boletín para generar la mayor tasa de lectura posible.

Aunque asociemos al HTML con el diseño de una página WEB, el mismo, al ser utilizado en el diseño de emails requiere algunas adaptaciones (o limitaciones), las cuales están impuestas por las aplicaciones de correo que se encargaran de interpretarlo y presentarlo al lector, algunas de estas limitaciones tienen que ver con NO permitir la proyección de un video, aplicación FLASH o imágenes animadas dentro de la aplicación de correo.

Aunque estas limitaciones varían según la plataforma de correo, la reproducción de video, es una limitación que hoy tienen las más utilizadas como: Microsoft Outlook, Hotmail, Yahoo, Gmail (quizás en el futuro y en versiones posteriores de estos gestores de correo se permita).

Ahora dejando las restricciones, le comentamos que SI existe una alternativa que permite, a todo aquel que desee incluir un video en su boletín, salvando los inconvenientes técnicos.

Desde el punto de vista del marketing, nuestro objetivo es seducir al lector para que el mismo se sienta atraído y dispuesto a ver el video.

Los pasos para lograr este objetivo son:

1. Suba y publique su video en su página Web o en un servidor de videos como YOUTUBE.COM.

   Si sube el video en su propio servidor (donde tiene su página Web), tenga en cuenta el tiempo de carga y reproducción, ya que cuando envíe el email, se generarán varias visitas simultáneas para reproducir el mismo, y puede que el resultado no sea óptimo.

   En caso de utilizar servidores de VIDEO como YOUTUBE.COM, VIMEO.COM, VIDEO.MSN.COM, la performance de estos es muy buena, y la mayoría son gratis.

   En el caso de YOUTUBE es conveniente subirlo en formato AVI, WMV O MOV, con una resolución de 320×300 pixels, recuerde la limitación de un máximo de 100mb y no mas de 10 minutos de duración (recomendable menos de 4 minutos para que no se disperse el espectador)
   

2. Obtenga el Vínculo (link) de su video que el video

   En el caso de Youtube, este vínculo (URL) es del tipo http://www.youtube.com/watch?v=4MLAe4RcVS4

   También Youtube, da la opción de INSERTAR el video en su propia página Web como un objeto (ver como en http://www.google.com/support/youtube/bin/answer.py?hl=es&answer=57788)

3. Genere una imagen del video.

   Realizando una impresión de la pantalla del navegador que reproduce el video (en PC: Alt + Print Screen o en MAC: Comando + Mayúsculas +3) y luego cortamos la sección del video que nos interesa con un programa editor de imágenes.

4. Editamos el boletín electrónico, en nuestra herramienta E-nvia, e insertamos la imagen del video, dentro del contenido HTML de nuestro mensaje a insertar la imagen del paso 3, para luego generarle un VÍNCULO a la dirección de nuestro video obtenida en el paso número 2.

5. Agregamos la leyenda en letras pequeñas por debajo del video que diga “Hacer click en la imagen para ver el video”

Esta técnica es la más recomendable, para conseguir que nuestro contacto (lector del boletín) observe nuestro video, ya que cualquier aplicación de correo mostrara la imagen estática dentro del boletín, y al hacer click en cualquier lugar de la imagen, nuestra aplicación de correo utilizara el navegador para visualizar el video directamente en la Web.

Un punto importante es seleccionar muy bien la imagen del video más representativa en el paso número 3, ya que ésta

será la encargada de convencer al lector de hacer click para proyectar el video.

Si desea incluir en su boletín electrónico, diferentes videos, puede repetir los pasos antes mencionados para cada video.

Aunque a primer momento nos puede parecer mejor, que el video se reproduzca en el mismo gestor de correo (email), recordemos que nuestra habilidad en la comunicación en Internet, es usar la interactividad, que quiere decir dejar del lado del lector la capacidad de interactuar y en nosotros la capacidad de seducirlo para que tome decisiones que nos lleven a hacer efectivo nuestro mensaje.

E-nvía le permite incorporar la opción de Enviar a un amigo (tell to friend en inglés) en sus emails de manera simple y eficaz.

Para entender el concepto del Marketing Boca-Oreja le recomendamos leer nuestro artículo haciendo click aquí.

Como funciona
La Función “Enviar a un amigo” es un VINCULO (link), que incorporamos en nuestro boletín al momento de diseñarlo, invitando a través de éste al contacto receptor a reenviar nuestro boletín a sus amigos.

Al momento que nuestro contacto haga click sobre el VINCULO (link), direccionaremos al mismo, a una página Web, la cual permite incluir hasta 5 emails de sus amigos y seleccionar el lenguaje de la invitación, incluyendo, si lo desea un mensaje personal.

E-nvía enviara un email individual a cada amigo referenciado, el nombre y dirección de email del contacto, invitando al amigo visitar el Newsletter mediante un enlace (link).

Si el amigo decide hacer click, será redireccionado al Newsletter, el cual se mostrara en formato HTML desde el navegador y la pagina será provista de manera automática por E-nvía.

“Enviar a un amigo” vs la función “Reenviar del correo”.
Aunque inicialmente parezcan funciones similares, la idea de Enviar a un Amigo es en primera instancia ser un disparador que provoque la acción de compartir el boletín, y al mismo tiempo facilitar esta tarea tanto al contacto como a los amigos.

Para nosotros, dueños del boletín, esta función permite controlar el éxito de la misma, ya que genera estadísticas por cada click “Enviar a un amigo”.

Asimismo, si como parte del mensaje se incluye un enlace (link) a su Web, donde tenga un formulario de alta al Newsletter, podría captar este nuevo contacto “amigo” e incorporarlo a su base de contactos (vea como en nuestro artículo Integración de formularios Web con E-nvía).

De esta forma lograremos generar nuevos contactos con el permiso para comunicarnos con ellos.

Como y cuando incluir la función “Enviar a un amigo”
Cualquier boletín electrónico puede contener el link con esta función, pero el uso del mismo por parte de los contactos estará directamente relacionado a la calidad del mensaje, ya sea desde el punto de vista comercial (buenas ofertas) o informativo.

La actitud de recomendar, esta relacionada con la identificación de lo que uno re-envía, por lo tanto es conveniente que nuestro boletín electrónico genere a través del diseño y del contenido esta asociación con el contacto.

Incluyendo el Link “Enviar a un amigo” en nuestro Boletín
La ubicación de este tipo de VINCULO dentro de nuestro boletín es muy importante, el mismo debe incluirse en un lugar destacado y cercano al núcleo de la información (la mejor oferta, la información más importante).

Generalmente una buena opción es en una columna a la derecha del contenido principal, dándole un color de fondo que contraste con el texto.

Recordemos que el objetivo de este VINCULO es disparar la idea de compartir el boletín, por lo tanto la visibilidad es fundamental.

Pasos para incluir el link desde E-nvía

1. Edite su boletín como lo hace habitualmente con E-nvía (Mensajes > Editar).
2. En el paso 2 (Diseño HTML), posicione el cursor donde desea que se genere el link.
3. Oprima el botón VINCULOS y seleccione como tipo de vínculo “Enviar a un amigo”, y seleccione OK.

Luego de haber insertado el link, usted puede cambiarle el formato al texto como lo desee, utilizando las herramientas habituales del editor HTML.

Recuerde incluir dentro de su boletín, un VINCULO al formulario que tenga en su Web, para el registro o alta al Newsletter.

Promocionando el uso de “Enviar a un amigo” entre los contactos (suscriptores)
Desde nuestro boletín podemos incentivar directamente el uso de nuestra función, promoviendo dentro del contenido el compartir boletín.

Por ejemplo si tenemos un producto con stock limitado podemos mencionar claramente esto, junto con la sugerencia de avisarles o compartir la oferta a tus amigos.

Otra idea es diseñar una comunicación donde el eje sea la referencia de amigos, brindando algún tipo de incentivo a quien use esta función (por ejemplo crear una promoción donde por recomendar a un amigo, se participe de un concurso o se obtenga un descuento).

Aunque esta estrategia da resultado, conviene usarla de manera puntual y para promociones ocasionales.

Aspectos legales y éticos de la función “Enviar a un amigo”
De acuerdo a la normativa vigente y ley de protección de datos (LOPD), no almacenamos las direcciones de correo que son suministradas por los contactos desde la función “Enviar a un amigo”, ya que debemos conseguir el consentimiento expreso del “amigo” para enviar información comercial de nuestra empresa.

Para generar nuevas altas de contactos (amigos) estos deben darse de alta, en la pagina Web (formulario de alta al Newsletter) del emisor o empresa del boletín electrónico.

La venta personalizada
La mejor herramienta de un vendedor es la observación de su cliente, aunque esto muchas veces es inconsciente, siempre que un cliente cruza la puerta de un local, el vendedor lo observa y establece una estrategia de venta en su cabeza, a primera vista, el sexo, edad, ropa, gestos, proporcionan al vendedor un grado de información que luego le permitirá PERSONALIZAR su venta.

Los vendedores utilizan la personalización, ya que les permite establecer el nivel de productos que el cliente seria capaz de consumir y al mismo tiempo le da argumentos para “romper el hielo” de la venta.

Internet y la masificación personalizada
Internet y la tecnología, permite masificar la personalización,  esto quiere decir que podemos adaptar nuestros Boletines y comunicaciones dependiendo de los datos de cada contacto, y hacerlo de forma automática con herramientas como E-nvia.

Segmentación y Personalización
La personalización de nuestro boletín nos permite adaptar del contenido del mensaje, utilizando datos que nosotros poseemos sobre el contacto (por ejemplo Incluyendo el nombre del contacto en el cuerpo del boletín) y la segmentación significa agrupar contactos por características en común para luego enviarles nuestro mensajes  (por ejemplo, seleccionar contactos que vivan en la ciudad de Barcelona).
Ambas funciones son complementarias y  apuntan al mismo objetivo principal: hacer que el lector se sienta identificado con la información contenida en nuestro boletín.

Adquiriendo Datos
Así como el vendedor observa a su cliente como primera medida, nosotros para Personalizar debemos primero obtener datos de nuestros contactos, para luego utilizarlos en futuras comunicaciones.

La captura eficiente de los datos puede dividirse en tres pasos:

Inicial: Al cargar contactos desde nuestra base de datos o fichas de afiliación  generalmente: Nombre, Apellido, Sexo, Edad, domicilio.
Dinámica: Una vez puesta en marcha nuestra comunicación con los contactos, podemos establecer mecanismos para la actualizar y conseguir nuevos datos, como por ejemplo formularios en la Web que nos permitan obtener información relevantes sobre nuestros clientes o contactos.
Indirecta: Otra forma de conseguir datos útiles para personalización es mediante el seguimiento de enlaces (clicks) que realizan los contactos en nuestros boletines electrónicos.

Por ejemplo, en nuestro boletín podemos ofrecer más información sobre opciones turísticas “Vacaciones en Pareja”, “Vacaciones en Familia”, “Vacaciones de Solteros”, donde cada click de un contacto nos brinda cierta información que podemos usar posteriormente para personalizar o segmentar.

E-nvia genera listas  de contactos basadas en el seguimiento de enlaces (clicks) para realizar campañas segmentadas y personalizadas.

Datos útiles para personalizar

• Nombre
• Apellido
• Sexo
• Edad / Rango de edad
• Estado civil
• Datos Demográficos (País / Provincia / Ciudad)

El resto de datos dependerá de que tipo de producto o servicio usted brinde, por ejemplo para un Servicio financiero podría ser de utilidad el nombre del banco con el cual opera su contacto, o en el caso de una empresa de turismo, seria valioso conocer como si el contacto tiene Esposa e hijos.

La tecnología detrás de la personalización:
Cuando enviamos nuestro boletín con E-nvia, a pesar de la sencillez de la herramienta, la tarea detrás de la trastienda, es compleja, ya que se genera 1 (un) Email para cada contacto  y por cada uno, E-nvia remplaza en el cuerpo del mismo los campos dinámicos que le hemos incluido con los datos obtenidos del contacto.
Este proceso permite que algo que vemos como “[Nombre]“  se convierta en “María“. (a través de la opción de “insertar variable de contacto” en el diseño del mensaje)

Personalización básicas
Utilizar la variable “Nombre”  dentro de nuestro email  es la personalización más común que hoy encontramos a nuestra disposición. Por ser la más común a perdido el efecto sorpresa, por consiguiente siempre tenemos que buscar ORIGINALIDAD en la inclusión de las variables.

Ejemplo clásico (personalización en cabecera):

María,
Sus vacaciones están a un click de distancia

Variantes originales (personalización en cuerpo del mensaje. Recomendada!):

Tenemos las vacaciones que María necesita.
Todos necesitamos vacaciones pero María mas que nadie

Variantes originales utilizando mas campos (personalización en cuerpo del mensaje. Recomendada!):

Escape a Mallorca. Tenemos un vuelo para las vacaciones de María ….

Conclusión
La personalización es un elemento que ayuda a generar impacto, y demuestra al receptor que lo conocemos;  haciendo un buen uso de la personalización, le estamos diciendo a nuestros contactos que colaboren completando formularios o interactuando con nuestros boletines, porque nosotros usaremos esos datos para comunicarnos mejor y al final eso beneficia a todos.

¿Como funciona ?

La Prueba de Spam o Spam Test analiza los elementos de mensaje (remitente, asunto y contenido) y de acuerdo a unas reglas asigna una puntuación al mensaje.

Si la puntuación supera el límite permitido por el filtro antispam,  el mensaje es considerado Spam y puede ser eliminado automáticamente o enviado a la bandeja de no deseados.

Aunque la sensibilidad del filtro antispam (puntuación para que un correo se reconozca como spam) es configurable por el usuario, el valor medio por defecto es de 5 puntos. Es decir que los mensajes que estén por debajo de esta puntuación tienen mas posibilidades de ser recibidos y leídos por el destinatario.
Por ejemplo: Si el asunto o cuerpo de su mensaje contiene palabras como “Gratis” “Free” “Sex” “XXX”, la puntuación de su boletín electrónico subirá y por lo tanto considerado Spam.

Como realizar la prueba de Spam con E-nvia.

1. Edite el mensaje o boletín electrónico que desea probar. ( Mensajes > Borradores > Editar )
2. En el paso 2 “Diseño HTML”, haga click en el icono Prueba Spam
3. Se presenta resultado de la prueba de Spam y la puntuación correspondiente.
4. Si desea conocer el detalle de la puntuación realizada, haga click en el icono y podrá visualizar la puntuación detallada (en inglés).
   

Desde la pantalla de Prueba Spam presentada por E-nvia puede cambiar el remitente y el asunto para reducir la puntuación.

Recomendamos  tomar nota del detalle presentado en la prueba para modificar el código de su mensaje, de acuerdo a la información presentada en la siguiente dirección Web:  http://spamassassin.apache.org/tests_3_2_x.html (en inglés) o si es cliente de E-nvia, enviando una consulta a nuestro Dpto. de Soporte técnico.

De esta manera, a cada cliente que solicite información o se suscriba a través de su web, se guardará como contacto en su base de datos de e-nvia y podrá  enviarle sus boletines electrónicos.

Siguiendo la política de protección ante el correo no deseado (SPAM), cuidamos de no enviar información sin el consentimiento del cliente, para ello, hemos creado un proceso automático que solicita al cliente el permiso de recibir información comercial de su empresa (opt-in).

Los contactos que se den de alta a través de en su cuenta de E-nvia bajo este proceso quedarán registrados dentro del listado “Formulario Web”.

Para agregar un formulario de registro en su pagina web, ingrese en su cuenta de E-nvia y entre en el apartado:

INICIO >> FORM WEB >> Ver tutorial (documento PDF)

Para gestionar los emails rebotados de una campaña realizada, siga los siguientes pasos:

1. Dentro de su cuenta E-nvia, haga click en la pestaña Mensajes > Enviados / Estadísticas
   
2. En el listado, busque el mensaje que le interesa y haga click en el icono de seguimiento .
3. En el informe del mensaje (estadísticas de envío), haga click en el ícono de más información de la opción Rebotados.

E-nvia presenta un listado con el E-mail y fecha de rebotado. A partir de este listado puede crear una nueva lista de envío que contenga los contactos rebotados o exportar los mismos a un fichero CSV (Excel).

La opción de exportar incluye motivo devolución del mensaje (inglés).

En caso que haya importado los contactos de una base de datos externa, recomendamos depurar la base de datos original para no volver a importar los emails rechazados y utilizarlos en un nuevo envío.