Un aspecto central de nuestra estrategia de comunicación por email es tener la seguridad de que todos nuestros contactos recibirán nuestro boletín electrónico y esto por consecuencia provocara la lectura del mismo por una gran parte de ellos.

El tener cargados como contactos a personas con emails desactualizados o escritos incorrectamente provoca ciertos inconvenientes como:

• Información estadística incorrecta, ya que nuestra percepción de la cantidad de contactos con las que nos comunicamos será sensiblemente mayor que la real.
• Consumo de recursos tecnológicos innecesarios, debido a que la E-nvía y los servidores de correo intentaran hacer entrega de un correo a un destinatario inexistente.
• Falta de confianza de los contactos que reclamaran el hecho de no recibir nuestras comunicaciones
• Pero el mayor problema a tener en cuenta, es que cada vez más las aplicaciones de correo electrónico de uso masivo como gmail.com, yahoo.com, Hotmail.com, empiezan a tener en cuenta y calificar negativamente aquellos originantes o enviadores de correo que constantemente envían emails a casillas de correo inexistente, llegando en punto tal de marcarlos en la categoría de “Spam”, al asumir que hay un uso descuidado de su  base de contactos.

Mensajes Rebotados
Una de las herramientas más útiles para detectar y corregir problemas relacionados con nuestras direcciones electrónicas de la base de contactos es la gestión correcta de los MENSAJES REBOTADOS.

Un mensaje Rebotado es una devolución que recibimos de un servidor, donde se nos aclara algún tipo de problemas en el proceso de hacer llegar nuestro correo electrónico al destinatario.

Existen dos tipos de rebotes, Temporal (Soft Bounced) o Permanente (Hard Bounced), un rebote temporal habla de un problema que no es definitivo y que pudo ser ocasionado por algún mal funcionamiento Temporal de algunos de los servicios, aplicaciones, o servidores en el camino de entrega. Un ejemplo de rebote temporal podría ser cuando el contacto tiene su casilla de correo superando el límite permitido.

Un Rebote Permanente implica la imposibilidad a presente y futuro de hacer llegar un correo electrónico a esa dirección electrónica, esto generalmente puede darse por que la dirección electrónica es inexistente, por estar escrita incorrectamente o por haberse dado de baja la casilla.

Administración de emails rebotados
E-nvía incorpora un sistema automático para detectar y gestionar facilmente sus emails rebotados y de esta forma el correcto mantenimiento y actualización de su base de contactos.

El sistema de gestión interna de rebotados de E-nvía recibe y analiza todos los emails devueltos por el destinatario y tomando el motivo (codigo de error ser servidor) sobre la imposibilidad de distribuir un correo a una dirección determinada, clasifica cada rebote entre temporales y permanentes, para cada contacto en particular.

Para acceder al detalle e información exacta sobre rebotados, consulte en la sección de “Seguimientos / Estadísticas” de los mensajes enviados.
Pinchando “Ver quien” en rebotados temporales o permanentes, obtendrá una lista completa de contactos con mensajes rebotados, desde la cual podrá, crear una lista de envío que contenga todas las direcciones de correo con inconvenientes o exportar todas las direcciones, incluyendo la descripción del problema especifico por la cual no pudo entregarse el mensaje, a un archivo del tipo “CSV” que puede ser abierto con una aplicación de planilla de cálculo o visor de archivos de texto.

Otra forma de observar los contactos con rebotes es ir a la sección Contactos y filtrar los contactos con rebotes (marcando solo la opción rebotados en los filtros)

Rebotes Temporales
En el caso que se detecten rebotados temporales, luego de realizar el envío del un mensaje (boletín electrónico), E-nvía recomienda crear una Lista de Envío de estos contactos y re-enviar el mensaje pasadas 72 horas (tiempo en el que en la mayoría de los casos los inconvenientes tecnológicos “temporales” son solucionados).

Recuerde que puede realizar esto, programando el re-envío en el ultimo paso del proceso de creación de mensajes para una fecha determinada.

Rebotados Permanentes
Los emails rebotados con problemas permanentes son identificados de manera similar a los temporales, con la diferencia que un contacto con problemas de rebotes permanentes en su dirección electrónica queda automáticamente “Desactivado” para futuros envíos, de esta forma E-nvia protege su reputación al no permitir que se insistan envíos a direcciones electrónicas no existentes.

Recomendamos, analizar y tomar medidas sobre sus rebotados Permanentes, generando un archivo de extensión CSV, donde podrá observar el motivo del rebote, lo que ayudará a identificar la clase de problemas que cada dirección electrónica posee.

Identificación y clasificación de Rebotados Permanentes
Cada mensaje rebotado posee una codificación única y estándar a nivel internacional, independiente de la tecnología y proveedores involucrados. Estos códigos permiten entender a modo general el tipo de problema que se presento en cada dirección electrónica.

Los Códigos habituales que identifican rebotes del tipo Permanente son:

5.0.0 “Address does not exist”
Error general al intentar enviar el correo electrónico a la dirección especificada

5.1.0 “Other address status”
El servidor del receptor tuvo problemas para recibir y redirigir (rutear) internamente el mensaje a la casilla de correo.

5.1.1 “Bad Destination mailbox Address”
No existe el nombre de la casilla de correo (ubicada a la Izquierda del “@”)

5.1.2 “Bad destination system address”
Problemas con el nombre de dominio de la casilla de correo (Ubicado a la derecha del “@”)

5.1.3 “Bad destination mailbox address syntax”
Existe algún tipo de problema con la sintaxis de la dirección electrónica, puede estar causado por caracteres no permitidos.

5.1.5 “Destination mailbox address invalid”
La dirección electrónica es invalida,

5.4.4 “Unable to Route”
Inconveniente para conectarse con el dominio del email receptor, existe algún problema con el dominio (parte a la derecha del “@” )

Esta información la puede observar en el archivo electrónico de formato CSV que exporta E-nvía de los rebotados permanentes de cada mensaje.

En este artículo explicaremos las posibilidades, recomendaciones y un instructivo paso a paso con un método
simple y efectivo de insertar un video dentro de su mensaje.

Un poco de historia que explica el presente
El email, la herramienta más antigua y popular de la red Internet, logró su desarrollo gracias a la simplicidad de sus protocolos (estándares de comunicación entre servidores y cliente de correo), llamados POP3 y SMTP. La rápida adopción de estos estándares generó la red que hoy nos une a todos, y que sin estar conectados nos almacena un correo enviado desde cualquier parte del mundo hasta que decidamos leerlo, y por si esto fuera poco, GRATIS.

Cualquier avance en el desarrollo de nuevos estándares en Internet siempre se encuentra con la necesidad de proteger la efectividad del Correo Electrónico, aunque existan grupos de personas y aplicaciones denominadas “Early Adopters”, quienes adoptan primero los avances (en muchas veces versiones betas, que sirven para corregir fallos), estos avances, demoran en llegar al público masivo.

En conclusión al día de hoy (febrero 2009), si su mensaje o boletín, requiere ser leído por un gran número de personas, donde las mismas utilizan diferentes aplicaciones para leer su correo (Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook, etc.), es conveniente utilizar los formatos estándar de correo, los cuales son básicamente dos: TEXTO plano y HTML, estos dos formatos se usan en paralelo al diseñar un boletín para generar la mayor tasa de lectura posible.

Aunque asociemos al HTML con el diseño de una página WEB, el mismo, al ser utilizado en el diseño de emails requiere algunas adaptaciones (o limitaciones), las cuales están impuestas por las aplicaciones de correo que se encargaran de interpretarlo y presentarlo al lector, algunas de estas limitaciones tienen que ver con NO permitir la proyección de un video, aplicación FLASH o imágenes animadas dentro de la aplicación de correo.

Aunque estas limitaciones varían según la plataforma de correo, la reproducción de video, es una limitación que hoy tienen las más utilizadas como: Microsoft Outlook, Hotmail, Yahoo, Gmail (quizás en el futuro y en versiones posteriores de estos gestores de correo se permita).

Ahora dejando las restricciones, le comentamos que SI existe una alternativa que permite, a todo aquel que desee incluir un video en su boletín, salvando los inconvenientes técnicos.

Desde el punto de vista del marketing, nuestro objetivo es seducir al lector para que el mismo se sienta atraído y dispuesto a ver el video.

Los pasos para lograr este objetivo son:

1. Suba y publique su video en su página Web o en un servidor de videos como YOUTUBE.COM.

   Si sube el video en su propio servidor (donde tiene su página Web), tenga en cuenta el tiempo de carga y reproducción, ya que cuando envíe el email, se generarán varias visitas simultáneas para reproducir el mismo, y puede que el resultado no sea óptimo.

   En caso de utilizar servidores de VIDEO como YOUTUBE.COM, VIMEO.COM, VIDEO.MSN.COM, la performance de estos es muy buena, y la mayoría son gratis.

   En el caso de YOUTUBE es conveniente subirlo en formato AVI, WMV O MOV, con una resolución de 320×300 pixels, recuerde la limitación de un máximo de 100mb y no mas de 10 minutos de duración (recomendable menos de 4 minutos para que no se disperse el espectador)
   

2. Obtenga el Vínculo (link) de su video que el video

   En el caso de Youtube, este vínculo (URL) es del tipo http://www.youtube.com/watch?v=4MLAe4RcVS4

   También Youtube, da la opción de INSERTAR el video en su propia página Web como un objeto (ver como en http://www.google.com/support/youtube/bin/answer.py?hl=es&answer=57788)

3. Genere una imagen del video.

   Realizando una impresión de la pantalla del navegador que reproduce el video (en PC: Alt + Print Screen o en MAC: Comando + Mayúsculas +3) y luego cortamos la sección del video que nos interesa con un programa editor de imágenes.

4. Editamos el boletín electrónico, en nuestra herramienta E-nvia, e insertamos la imagen del video, dentro del contenido HTML de nuestro mensaje a insertar la imagen del paso 3, para luego generarle un VÍNCULO a la dirección de nuestro video obtenida en el paso número 2.

5. Agregamos la leyenda en letras pequeñas por debajo del video que diga “Hacer click en la imagen para ver el video”

Esta técnica es la más recomendable, para conseguir que nuestro contacto (lector del boletín) observe nuestro video, ya que cualquier aplicación de correo mostrara la imagen estática dentro del boletín, y al hacer click en cualquier lugar de la imagen, nuestra aplicación de correo utilizara el navegador para visualizar el video directamente en la Web.

Un punto importante es seleccionar muy bien la imagen del video más representativa en el paso número 3, ya que ésta

será la encargada de convencer al lector de hacer click para proyectar el video.

Si desea incluir en su boletín electrónico, diferentes videos, puede repetir los pasos antes mencionados para cada video.

Aunque a primer momento nos puede parecer mejor, que el video se reproduzca en el mismo gestor de correo (email), recordemos que nuestra habilidad en la comunicación en Internet, es usar la interactividad, que quiere decir dejar del lado del lector la capacidad de interactuar y en nosotros la capacidad de seducirlo para que tome decisiones que nos lleven a hacer efectivo nuestro mensaje.

¿Quien se resiste a ver una película recomendada por su amigo?, quien no “paro la oreja” en la cola de un banco para escuchar la última promoción que tiene el Cortes Ingles?, a no asustarse que  este es un proceso natural del ser humano  y nada tiene que ver con un Virus.

El origen del concepto
Los seres humanos en su estructura social poseen entre otras las siguientes cualidades: confían entre ellos si existe algún lazo de afinidad y son proactivos a compartir descubrimientos con sus semejantes.
Esto fue objeto de estudio como fenómeno al popularizarse el uso de internet, ya que la velocidad de propagación de informaciones  fue acelerada a su máxima expresión, principalmente debido a lo económico y lo simple de la transmisión de mensajes.

Este fenómeno no paso inadvertido por los especialistas en marketing, que comprendieron y aprovecharon este comportamiento social a favor de sus clientes, denominando esta nueva herramienta como: “Marketing Viral”,  aunque comúnmente conocido por todos como el “Boca a Oreja” o “Boca a boca”.

¿Que es el marketing de “Boca a oreja” o Marketing Viral ?
Es generar una pieza de información (por ejemplo un boletín electrónico) de forma que el receptor, quiera compartirlo con sus amigos, colegas, compañeros de trabajo, por considerar ese mensaje, divertido, informativo, interesante, etc., logrando de esta forma que su comunicación impacte en un mayor número de personas y se mantenga activa por mayor tiempo.

El “boca a oreja” en Internet funciona como estrategia si se dan las siguientes condiciones:

• Diseño y contenido: nuestra información esta comunicada de forma tal que, despierte el interés de compartirse,
• Mecanismo de Reenvió: definimos dentro de la información un camino a seguir para enviarle esta información a un amigo “Enviar a un amigo”,
  
• Captura de datos: hacemos de intermediarios entre el receptor y el amigo, invitando sutilmente al “amigo” a suscribirse en nuestro boletín, para futuras comunicaciones.

(ver nuestro artículo Como utilizar la herramienta “Enviar a un amigo” para incrementar su base de contactos)

El obtener un nuevo contacto “recomendado” es especialmente valioso, debido a que tenemos la seguridad que nuestra información le interesa ( gracias al aporte del recomendador ), y podemos mencionar al recomendador ganándonos la atención del nuevo contacto.

Diseño y contenido
Debemos tener un contenido de calidad, ya que nadie recomienda algo que no le guste, por otro lado tenemos que destacar lo interesante y único de nuestra información; por ejemplo con palabras como “Exclusivo”, “¿Te enteraste?”, “Sólo para afortunados”, dando a entender que la información tiene un valor especial y ahora.

Las personas recomiendan a un amigo en el momento de lectura del boletín y no después.

Si nuestra información no es lo suficientemente interesante para promover la recomendación por si misma, podemos utilizar el sistema de recompensas, donde valoraremos a todos los amigos que lleguen recomendados por alguien.
Esto requiere desde el punto de vista técnico, controlar y agrupar a los recomendados.

Mecanismo de Reenvió:
Nuestro Boletín electrónico debe incluir de manera clara, un apartado o botón para recomendar la información (Enviar a un amigo), se acostumbra a utilizar el vértice superior derecho, o columna derecha para promover la sección de recomendación.

Captura de Datos:
El marketing de Boca oreja tiene éxito, si su boletín se propaga mas alla de sus lectores habituales; recuerde que un contacto adquirido por medio del “boca a oreja”, es un contacto que no le ha dado un permiso directo para comunicarse, por lo tanto para seguir enviándole información, este contacto debe “suscribirse” o “darse de alta” a traves de un formulario en la su pagina web, donde ademas de los datos requeridos (nombre, email, entre otros), el cliente acepte y de el permiso de recibir información de la empresa.

Grandes compañías invierten en desarrollar contenido especial para provocar el efecto “Boca Oreja”, como ser en el desarrollo de juegos, videos musicales, incluso filmes cortos, pero lo especial y atractivo de esto es que, de manera sencilla, si en su boletín electrónico, el contenido es interesante de compartir, el resultado será igualmente positivo, por lo tanto utilize su creatividad empresaria para desarrollar su propia Campaña de Marketing Viral (Boca a oreja / Boca a boca).

E-nvía le permite incorporar la opción de Enviar a un amigo (tell to friend en inglés) en sus emails de manera simple y eficaz.

Para entender el concepto del Marketing Boca-Oreja le recomendamos leer nuestro artículo haciendo click aquí.

Como funciona
La Función “Enviar a un amigo” es un VINCULO (link), que incorporamos en nuestro boletín al momento de diseñarlo, invitando a través de éste al contacto receptor a reenviar nuestro boletín a sus amigos.

Al momento que nuestro contacto haga click sobre el VINCULO (link), direccionaremos al mismo, a una página Web, la cual permite incluir hasta 5 emails de sus amigos y seleccionar el lenguaje de la invitación, incluyendo, si lo desea un mensaje personal.

E-nvía enviara un email individual a cada amigo referenciado, el nombre y dirección de email del contacto, invitando al amigo visitar el Newsletter mediante un enlace (link).

Si el amigo decide hacer click, será redireccionado al Newsletter, el cual se mostrara en formato HTML desde el navegador y la pagina será provista de manera automática por E-nvía.

“Enviar a un amigo” vs la función “Reenviar del correo”.
Aunque inicialmente parezcan funciones similares, la idea de Enviar a un Amigo es en primera instancia ser un disparador que provoque la acción de compartir el boletín, y al mismo tiempo facilitar esta tarea tanto al contacto como a los amigos.

Para nosotros, dueños del boletín, esta función permite controlar el éxito de la misma, ya que genera estadísticas por cada click “Enviar a un amigo”.

Asimismo, si como parte del mensaje se incluye un enlace (link) a su Web, donde tenga un formulario de alta al Newsletter, podría captar este nuevo contacto “amigo” e incorporarlo a su base de contactos (vea como en nuestro artículo Integración de formularios Web con E-nvía).

De esta forma lograremos generar nuevos contactos con el permiso para comunicarnos con ellos.

Como y cuando incluir la función “Enviar a un amigo”
Cualquier boletín electrónico puede contener el link con esta función, pero el uso del mismo por parte de los contactos estará directamente relacionado a la calidad del mensaje, ya sea desde el punto de vista comercial (buenas ofertas) o informativo.

La actitud de recomendar, esta relacionada con la identificación de lo que uno re-envía, por lo tanto es conveniente que nuestro boletín electrónico genere a través del diseño y del contenido esta asociación con el contacto.

Incluyendo el Link “Enviar a un amigo” en nuestro Boletín
La ubicación de este tipo de VINCULO dentro de nuestro boletín es muy importante, el mismo debe incluirse en un lugar destacado y cercano al núcleo de la información (la mejor oferta, la información más importante).

Generalmente una buena opción es en una columna a la derecha del contenido principal, dándole un color de fondo que contraste con el texto.

Recordemos que el objetivo de este VINCULO es disparar la idea de compartir el boletín, por lo tanto la visibilidad es fundamental.

Pasos para incluir el link desde E-nvía

1. Edite su boletín como lo hace habitualmente con E-nvía (Mensajes > Editar).
2. En el paso 2 (Diseño HTML), posicione el cursor donde desea que se genere el link.
3. Oprima el botón VINCULOS y seleccione como tipo de vínculo “Enviar a un amigo”, y seleccione OK.

Luego de haber insertado el link, usted puede cambiarle el formato al texto como lo desee, utilizando las herramientas habituales del editor HTML.

Recuerde incluir dentro de su boletín, un VINCULO al formulario que tenga en su Web, para el registro o alta al Newsletter.

Promocionando el uso de “Enviar a un amigo” entre los contactos (suscriptores)
Desde nuestro boletín podemos incentivar directamente el uso de nuestra función, promoviendo dentro del contenido el compartir boletín.

Por ejemplo si tenemos un producto con stock limitado podemos mencionar claramente esto, junto con la sugerencia de avisarles o compartir la oferta a tus amigos.

Otra idea es diseñar una comunicación donde el eje sea la referencia de amigos, brindando algún tipo de incentivo a quien use esta función (por ejemplo crear una promoción donde por recomendar a un amigo, se participe de un concurso o se obtenga un descuento).

Aunque esta estrategia da resultado, conviene usarla de manera puntual y para promociones ocasionales.

Aspectos legales y éticos de la función “Enviar a un amigo”
De acuerdo a la normativa vigente y ley de protección de datos (LOPD), no almacenamos las direcciones de correo que son suministradas por los contactos desde la función “Enviar a un amigo”, ya que debemos conseguir el consentimiento expreso del “amigo” para enviar información comercial de nuestra empresa.

Para generar nuevas altas de contactos (amigos) estos deben darse de alta, en la pagina Web (formulario de alta al Newsletter) del emisor o empresa del boletín electrónico.

El marketing basa sus fundamentos en la estadística, donde los resultados se estiman en función de un porcentaje de audiencia que expuesta a un mensaje publicitario, responderá positivamente a éste.

Nuestros boletines electrónicos están sujetos a las mismas reglas pero con algunos condimentos especiales.

A diferencia de los mensajes publicitarios por vías tradicionales, en email marketing debemos preocuparnos especialmente por que nuestro mensaje llegue a destino y que éste sea leído (abierto por el destinatario).

Al realizar nuestras campañas de correo electrónico, debemos considerar la tasa de mensajes leídos como la primer medida de éxito de la misma.

Que es la tasa de mensajes leídos?
Es un indicador que mide que nuestra comunicación fue voluntariamente recibida, abierta y posiblemente leída. Teniendo en cuenta que este indicador refleja sólo las personas que abrieron nuestro boletín en la versión HTML (con visualización de imágenes activada) .

Por lo tanto, la tasa de mensajes leídos (número y porcentaje sobre el total),  nos da información imprescindible para analizar los resultados de nuestras campañas.

Factores que afectan la tasa de leídos
Existen dos factores que determinan que nuestra tasa de leídos sea óptima:

1. Factores técnicos
2. Factor “AVA” (Acción Voluntaria de Apertura), cuando nuestro contacto decide hacer click y abrir nuestra comunicación.

En síntesis, si nuestro boletín no llega a destino por problemas técnicos o nuestro contacto decide no abrir la comunicación, esto afecta negativamente a nuestra tasa de Leídos.

E-nvía brinda los recursos técnicos necesarios para facilitar y superar la mayoría de los factores técnicos, los cuales detallamos a continuación:

Factores Técnicos
Camino técnico que sigue nuestro boletín para llegar a destino:

1. Selección de LISTAS DE ENVÍO en mi base de datos desde E-nvía
2. Envió del boletín electrónico desde mi cuenta de e-nvia genera y envía emails individuales y únicos a partir de una lista de envío de N contactos)
3. Llegada del MENSAJE al servidor de correo del destinatario.
4. Chequeo AntiSpam por parte del servidor de correo del destinatario.
5. Arribo del MENSAJE a la casilla de nuestro destinatario.
6. Segundo Filtro de AntiSpam en el software de correo (Gestor de correo: Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.)

Evitando que nuestro Boletín caiga en los filtros de Spam.
E-nvia incluye una herramienta que permite comprobar el nivel de spam que nuestro boletín poseerá cuando éste sea revisado por los filtros de los servidores de destino.

Esta herramienta, sencilla de utilizar, se activa mediante el botón “Prueba Spam” en el paso “2. Diseño HTML” de creación o edición de MENSAJES.

Al hacer click sobre este botón, obtendremos una valoración (visual y numérica), sobre la probabilidad que nuestro boletín sea considerado Spam.

En caso que el indicador sea mayor que 5 puntos, recomendamos cambiar el contenido y/o el ASUNTO del mensaje para ajustarlo a una puntuación de spam menor.
Tengamos en cuenta que este índice es solo una estimación, ya que cada filtro de Spam tiene sus propias reglas y pueden variar entre ellos

Para mayores detalles sobre el Test de Spam hacer click aquí.

Para entender y conocer mas sobre el spam recomendamos leer nuestro articulo “Que es el Spam y como evitar la tentación” en este blog haciendo click aquí

Acción Voluntaria de Apertura
Una vez salvado “los factores técnicos”, nuestro Boletín electrónico, llegará en una casilla de correo donde competirá, por la atención del contacto con otros emails que se encuentren también a la espera de ser leídos.

En esa competencia su email posee cuatro componentes de texto, que serán exhibidos inicialmente en la casilla de correo entrante de su contacto.

Estos componentes son sus únicas armas para capturar la atención y conseguir la apertura voluntaria del mensaje para leer el resto del contenido.

Componentes:

1. Email del remitente
2. Nombre del remitente
3. ASUNTO del mensaje
4. Primera línea de texto del cuerpo del mensaje

En estos momentos, cuando el mensaje esta en la BANDEJA DE ENTRADA, la visualización de estos 4 (cuatro) componentes del boletín dependerá la aplicación que el destinatario utilice para leer su correo y la configuración de la misma.

Por lo ejemplo, un usuario en su Microsoft Outlook puede tener su panel de lectura activado, por lo tanto tendrá oportunidad de leer el mensaje sin hacer click en el mismo, pero un contacto utilizando Gmail tendrá la posibilidad de ver la síntesis del boletín en una sola línea, para luego hacer click si lo desea y proceder a la lectura.

El factor decisivo en la mayoría de los casos para la apertura del email es el ASUNTO y en algunos gestores de correo también la primera línea del mensaje, ya que muchas plataformas gratuitas de correo (gmail, yahoo) lo han empezado a utilizar para conformar la vista previa del email.

Puntos claves para desarrollar un buen Asunto para nuestro Boletín:

• El largo apropiado del asunto es fundamental y debería estar entre los 50 y 80 caracteres
• Incluya el objetivo (¿explicar que es objetivo y poner algún ejemplo) de su email en las primeras 3 o 4 palabras del tema.
• Incluya el Nombre de su empresa en el asunto solo si su marca es lo suficientemente reconocida por los receptores.
• Personalice el asunto con datos del contacto, pero no haga una costumbre de esto. (mas sobre personalización en nuestro articulo haciendo click aquí)
• Genere intriga para promover la apertura, en caso de alguna propuesta comercial mencionar la vigencia o el stock de la misma.

La importancia de la Primera Línea de texto

La primera línea de texto de nuestro boletín, es utilizada para generar una vista previa en diferentes aplicaciones de correo electrónico, por consecuencia será también un elemento importante a tener en cuenta al momento de la redacción.

Nuestra recomendación desde E-nvía es aprovechar muy bien la primera línea del boletín, incluyendo un texto que se complemente con el asunto e inclusive personalizar esta primera línea, con el nombre del contacto (si no lo hizo en el asunto), para tener un impacto positivo en la “previsualización” y que INVITE a la apertura.

A continuación de esta primera línea “atractiva”, es recomendable incorporar un VÍNCULO, para la opción de visualización del boletín electrónico en Navegador (para aquellos contactos que por algún motivo de su gestor de correo, no visualizan de manera correcta el mensaje).

E-nvía permite incluir un VÍNCULO, dando la opción al destinatario que, de no poder visualizar el email de forma correcta, haga click en ese enlace (link) para verlo desde el navegador, de esta forma haciendo click será redireccionado a una pagina con el contenido de su boletín.

Esta función se puede incluir desde el paso 2 “diseño de HTML” utilizando el botón “Vínculo”, luego seleccionando como tipo “vista en navegador”.

Por Último
La mejor estrategia para que su boletín sea leído, es haber conseguido la confianza con sus contactos, a través de una relación personalizada en un mediano plazo, entregado siempre que sea posible, información útil y relevante.

El abuso en la frecuencia de nuestro boletín atenta contra la apertura de nuestro boletín (ver más sobre como determinar la frecuencia haciendo click aquí).

Debido a la cantidad de tarjetas electrónicas que circularan por Internet en estas fechas, es importante tener en cuenta ciertos aspectos claves para lograr que nuestro saludo llegue a distinguirse y quede en la mente del destinatario.

En la piel del receptor:
Cuando recibimos una tarjeta en papel, nos enteramos que alguien pensó en nosotros,  asumimos que, en ésta hay un deseo sincero de prosperidad y felicidad; hay una intención de establecer una conexión reciproca y desde el receptor hay un reconocimiento al detalle de haber enviado la tarjeta.

Es importante que al utilizar Internet como medio de comunicación, sigamos los mismos principios básicos del papel, pero con “el sello” que el nuevo medio nos permite utilizar.

Primer Objetivo: Lograr que una tarjeta de “Felices Fiestas” sea abierta por el receptor
Podemos utilizar el mejor diseño en nuestra tarjeta, una excelente redacción, pero si ésta no es leída (abierta) sería un fracaso.

• Evitemos que nuestra tarjeta sea considerada Spam,
• Seamos originales en el tema del mensaje, utilicemos un tema que genere intriga, o invite a leer el mensaje; por ejemplo “Felices Fiestas”, lo dice todo y no tiene atractivo para abrir el email, pero: ” María, tenemos algo para tí ” (con un asunto personalizado), invita a descubrir el contenido, incrementando las posibilidades de “click” (apertura del mensaje)
• No envíe su tarjeta en la última semana antes de la fiesta, las casillas de nuestros contactos estarán saturadas con mensajes y la cabeza de ellos estará con las preocupaciones habituales de los preparativos.

Segundo: No todos son iguales.
Haga una lista de las personas más importantes y hágales un email personalizado donde claramente se vea que usted escribió esas líneas para ellos, seguro valoraran mucho el detalle.
No envié tarjetas electrónicas a casillas comunes de empresas (info@, ventas@), si es posible, siempre dirija sus tarjetas a personas físicas; las empresas no tienen emociones, la tienen sus gerentes, empleados, etc.

Tercero: El contenido viene de adentro
Aunque suene obvio, la tarjeta electrónica debe estar acorde a lo que usted sienta, por lo tanto sea sincero y profundo cuando la escriba o al menos elija un mensaje que este acorde a su forma de expresarse o la forma que se comunica su empresa, si la gente percibe que  su tarjeta es obra del “Copiar y Pegar” tendrá un efecto negativo en el receptor.

Personalización y Segmentación del contenido
Es importante utilizar la personalización y segmentación para distinguir entre proveedores, clientes, colaboradores, etc., de esta forma podemos generar mensajes más efectivos. (ver más sobre personalización)
Con la segmentación podemos crear listas de envío de clientes, proveedores, empleados, colaboradores, y enviarles modelos de tarjeta distintas (a cada uno de ellos), de esta forma podemos hacer que el mensaje contenga un elemento distintivo y único para cada segmento y logrando mejor resultado.
Con la personalización podemos hablarle a nuestros contactos en un tono informal, realizando una comunicación más profunda, algo indispensable y valorado en un mensaje festivo.

Efecto Sorpresa
El efecto sorpresa en las tarjetas nos da una posibilidad de ser creativos, con un efecto en dos etapas:

La primera parte del mensaje la damos en la tarjeta (mensaje inicial enviado por email) y luego cuando se hace click en la misma, se redirige (link) a nuestra página Web donde termina de visualizar el resto del mensaje.
El jugar con vínculo entre email y pagina Web, es positivo si tenemos algún elemento dinámico como una animación en flash o algún video, que queramos que sea parte de nuestra tarjeta. De esta forma dejamos que el email inicial sea “el gatillo” que acciona la apertura del segundo elemento en la página Web.

El efecto sorpresa también nos permite llevar al receptor a nuestra Web, esto sólo representa un beneficio real si luego de completar el mensaje tenemos alguna forma de incentivar a que nuestro contacto continúe visitando nuestra página.

Esto es interesante si tenemos alguna novedad a nivel institucional, de producto o servicios, que sirva como excusa para invitarlo a seguir en nuestra web.
Pero como dijimos anteriormente, debemos tener cuidado de no poner en riesgo el valor sentimental de nuestro mensaje con nuestra necesidades comerciales.

Cuarto: La Intención y la Oportunidad
Enviar un saludo, tarjeta o boletín por las fiestas es una oportunidad de comunicación, y como tal,  puede servirnos estratégicamente para  decir “algo más”.
Siendo muy cuidadosos podemos usar la tarjeta para comunicar alguna novedad, o algún cambio estratégico, etc.
Vale la pena destacar que siempre prioricemos el mensaje (saludo festivo), ante cualquier otra comunicación empresarial, ya que si no seremos evidentemente comerciales y el resultado puede ser negativo.

Las fiestas, un excelente comienzo para nuestro Boletín Electrónico periódico
Si nuestra empresa todavía no se comunica por email con sus clientes, las Fiestas son una EXCELENTE oportunidad para empezar.
Una vez enviada la tarjeta electrónica por las fiestas, podemos seguir utilizando E-nvia para crear un Boletín electrónico (Ver más sobre Boletines).

La venta personalizada
La mejor herramienta de un vendedor es la observación de su cliente, aunque esto muchas veces es inconsciente, siempre que un cliente cruza la puerta de un local, el vendedor lo observa y establece una estrategia de venta en su cabeza, a primera vista, el sexo, edad, ropa, gestos, proporcionan al vendedor un grado de información que luego le permitirá PERSONALIZAR su venta.

Los vendedores utilizan la personalización, ya que les permite establecer el nivel de productos que el cliente seria capaz de consumir y al mismo tiempo le da argumentos para “romper el hielo” de la venta.

Internet y la masificación personalizada
Internet y la tecnología, permite masificar la personalización,  esto quiere decir que podemos adaptar nuestros Boletines y comunicaciones dependiendo de los datos de cada contacto, y hacerlo de forma automática con herramientas como E-nvia.

Segmentación y Personalización
La personalización de nuestro boletín nos permite adaptar del contenido del mensaje, utilizando datos que nosotros poseemos sobre el contacto (por ejemplo Incluyendo el nombre del contacto en el cuerpo del boletín) y la segmentación significa agrupar contactos por características en común para luego enviarles nuestro mensajes  (por ejemplo, seleccionar contactos que vivan en la ciudad de Barcelona).
Ambas funciones son complementarias y  apuntan al mismo objetivo principal: hacer que el lector se sienta identificado con la información contenida en nuestro boletín.

Adquiriendo Datos
Así como el vendedor observa a su cliente como primera medida, nosotros para Personalizar debemos primero obtener datos de nuestros contactos, para luego utilizarlos en futuras comunicaciones.

La captura eficiente de los datos puede dividirse en tres pasos:

Inicial: Al cargar contactos desde nuestra base de datos o fichas de afiliación  generalmente: Nombre, Apellido, Sexo, Edad, domicilio.
Dinámica: Una vez puesta en marcha nuestra comunicación con los contactos, podemos establecer mecanismos para la actualizar y conseguir nuevos datos, como por ejemplo formularios en la Web que nos permitan obtener información relevantes sobre nuestros clientes o contactos.
Indirecta: Otra forma de conseguir datos útiles para personalización es mediante el seguimiento de enlaces (clicks) que realizan los contactos en nuestros boletines electrónicos.

Por ejemplo, en nuestro boletín podemos ofrecer más información sobre opciones turísticas “Vacaciones en Pareja”, “Vacaciones en Familia”, “Vacaciones de Solteros”, donde cada click de un contacto nos brinda cierta información que podemos usar posteriormente para personalizar o segmentar.

E-nvia genera listas  de contactos basadas en el seguimiento de enlaces (clicks) para realizar campañas segmentadas y personalizadas.

Datos útiles para personalizar

• Nombre
• Apellido
• Sexo
• Edad / Rango de edad
• Estado civil
• Datos Demográficos (País / Provincia / Ciudad)

El resto de datos dependerá de que tipo de producto o servicio usted brinde, por ejemplo para un Servicio financiero podría ser de utilidad el nombre del banco con el cual opera su contacto, o en el caso de una empresa de turismo, seria valioso conocer como si el contacto tiene Esposa e hijos.

La tecnología detrás de la personalización:
Cuando enviamos nuestro boletín con E-nvia, a pesar de la sencillez de la herramienta, la tarea detrás de la trastienda, es compleja, ya que se genera 1 (un) Email para cada contacto  y por cada uno, E-nvia remplaza en el cuerpo del mismo los campos dinámicos que le hemos incluido con los datos obtenidos del contacto.
Este proceso permite que algo que vemos como “[Nombre]“  se convierta en “María“. (a través de la opción de “insertar variable de contacto” en el diseño del mensaje)

Personalización básicas
Utilizar la variable “Nombre”  dentro de nuestro email  es la personalización más común que hoy encontramos a nuestra disposición. Por ser la más común a perdido el efecto sorpresa, por consiguiente siempre tenemos que buscar ORIGINALIDAD en la inclusión de las variables.

Ejemplo clásico (personalización en cabecera):

María,
Sus vacaciones están a un click de distancia

Variantes originales (personalización en cuerpo del mensaje. Recomendada!):

Tenemos las vacaciones que María necesita.
Todos necesitamos vacaciones pero María mas que nadie

Variantes originales utilizando mas campos (personalización en cuerpo del mensaje. Recomendada!):

Escape a Mallorca. Tenemos un vuelo para las vacaciones de María ….

Conclusión
La personalización es un elemento que ayuda a generar impacto, y demuestra al receptor que lo conocemos;  haciendo un buen uso de la personalización, le estamos diciendo a nuestros contactos que colaboren completando formularios o interactuando con nuestros boletines, porque nosotros usaremos esos datos para comunicarnos mejor y al final eso beneficia a todos.

Si estableciéramos los porcentajes de importancia para que un boletín electrónico tenga un impacto positivo, diríamos que: el Contenido tiene un 50%, el Diseño un 30%, y la Frecuencia/oportunidad un 20%.

Podemos tener un excelente Contenido enmarcado en un espectacular Diseño, y una mala Frecuencia hará que no tengamos el impacto deseado, desperdiciando de esta manera el esfuerzo y los recursos invertidos para la comunicación.

Lo primero a evitar, por ser el mal mayor, es sobrecargar la casilla de nuestros lectores, dicho de otro modo, el tener una Frecuencia excesivamente corta  (envío de boletines demasiados seguidos), que lleve a nuestros lectores a considerar no leernos o peor aun dar de baja la suscripción.

La Frecuencia está directamente relacionada con nuestro contenido, si somos una agencia de noticias, un envió diario será adecuado, si vendemos autos, un envió quincenal puede llegar a ser excesivo, pero si somos el club de usuarios de “Ferrari” un email semanal será optimo.

La primera pregunta que debemos hacernos es:
“¿cada cuanto tiempo podemos tener información relevante de comunicar en nuestro Boletín?”.

La segunda pregunta es:
“¿Cada cuanto debo comunicarme con mis lectores para no “dejar enfriar” la relación?”.

Teniendo ambas respuestas, podemos unificarlas y obtener una Frecuencia.
En la mayoría de los casos puede no haber coincidencia entre ambas respuestas, en ese caso, deberemos buscar un equilibrio.

REGLAS

• Una vez encontrada la Frecuencia, evalúela por un período mínimo de 5/6 meses; utilice herramientas estadísticas como las que aporta E-nvia, para conocer y analizar emails Leídos, No Leídos, Clicks en enlaces (links).
• Mantenga fijo un mismo día de envío (recomendamos entre martes y jueves),
• No modifique el nombre del Remitente y mantenga un estilo similar en su “Asunto” del mensaje.
• Nunca envié 2 emails a un mismo receptor en un término de 72 horas.
• No deje pasar más de 45 días sin comunicación con sus lectores (contactos).
• Determine su Frecuencia y comuníquela en su empresa para que su política de envíos, sea consecuente en toda su empresa.
• Evite forzar una Frecuencia cuando no tenga información importante para justificar el envío.

Mantener la Frecuencia es importante, pero saber romperla de vez en cuando también lo es.

Nuestro lector debe estar acostumbrado a recibir nuestro boletín determinado día, con un determinado Diseño, para que el impacto buscado “quede en manos” del Contenido.

Si nuestra empresa ofrece servicios o productos, podemos enviar promociones puntuales, dentro de la Frecuencia de nuestro boletín,  “acostumbrando” a nuestro lector, a que puede recibir una comunicación distinta a la habitual.

Conseguir establecer esta asincronía es un factor clave para nuestro objetivo comercial.

Por lo tanto, decimos que debemos utilizar una Frecuencia de envío (por ejemplo, cada 15 días un boletín con información), pero con cierta regularidad asincrónica mandare una promoción/pieza comercial diferente (por ejemplo, cada semana un email con la oferta de la semana).

Otro aspecto a tener en cuenta, para hacer una estimación sobre la Frecuencia ideal, es conocer quienes son nuestros contactos: mujeres amas de casa, empresarios emprendedores, oficinistas, adolescentes; ¿me comunico a emails corporativos (@empresa ) o son en su mayoría cuentas personales (@hotmail, @yahoo)?, esto nos dará una percepción de cuanta información reciben estos contactos.

La herramienta E-nvia le facilita mantener una Frecuencia en sus boletines electronicos. Utilizando la opción de envíos programados, puede preparar su boletín, seleccionar su lista de contactos y establecer un día y hora futuro para el envío.

La Frecuencia de envío nos permite mantener nuestro Boletín como RELEVANTE en la percepción de nuestro lector y por lo tanto que cumpla su objetivo.

Los destinos de vínculos en los documentos HTML pueden especificarse mediante el atributo name, o con el atributo id.
PRUEBAS REALIZADAS EN BOLETÍNES ELECTRÓNICOS

Los gestores de correo (Outlook, Yahoo, Hotmail, etc.), interpretan de manera distinta el codigo HTML, por ello la visualización de los boletines puede ser distinta (dependiendo del código HTML utilizado).

Desde E-nvia hemos realizado las pruebas (test) para preparar esta guía que muestra como interpretan los gestores de correo más usados el atributo name y el id.

Uso de vínculos (anclas) en boletínes electrónicos

RECOMENDACION

Para una correcta visualización y funcionamiento de los vinculos (anclas) recomendamos utilizar el atributo name.

Ejemplo de uso recomendado:

Indice

Introducción

Aspectos Graficos

Detalle Proyecto

…resto la tabla de contenidos…
…cuerpo del documento…

Introducción

…contenidos sección 1…

Aspectos Graficos

…contenidos sección 2…

Detalle Proyecto

…contenidos sección3…

Atributo a evitar (no utilizar)

Aspectos Gráficos

En este artículo enumeramos 5 CLAVES relacionadas al diseño y la estrategia para que sus boletines electrónicos cumplan su objetivo.

Acerca del Diseño

Clave 1: “Diseño Ágil y liviano”

Sea creativo en el diseño, busque claridad más que originalidad, evite la utilización de imágenes innecesarias, juegue con letras, colores, tablas.  Procure que toda su información valiosa esté, en alguna manera, en formato texto, ya que un porcentaje de sus lectores puede decidir no abrir sus imágenes.

E-nvia almacena todas las imágenes de su boletín en servidores propios, haciendo más eficiente el envió y logrando una mejor visibilidad en distintos clientes de correo (Outlook, Hotmail, Gmail, Yahoo, Mac Mail, entre otros).

Puede utilizar los Diseños (plantillas) gratuitos que brinda E-nvia, o realizar su propio diseño HTML e importarlo a la herramienta.

Recomendamos leer nuestras recomendaciones para el diseño de boletines electrónicos.

En caso que requiera asesoramiento o la realización de boletín electrónico con la imagen de su empresa, contacte con nuestro departamento de diseño gráfico.

Clave 2: “No deje al lector escaparse sin darle opción para la Acción”

Generalmente, el receptor del boletín tiene su concentración limitada y dispersa (si lo consideran spam, su email tiene solo segundos de vida), por lo tanto sea concreto y promueva la acción del lector.

• Brinde opciones para la interacción,  como enlaces (links), pero déjelos siempre discretamente ubicados por debajo de su información y en letra mas pequeña.
• Si su Boletín propone una compra o subscripción, utilice un botón grafico + Texto destacado + un link que se destaque del resto del email y ubíquelo en los tres cuartos del email, o repítalo 2 veces:  al principio y final.

Siempre ofrezca la posibilidad de responder (Reply) a sus emails, evite monólogos de ida solamente.

Si envía el boletín desde una casilla que usted no chequea (remitente: noresponder@ suempresa.com), sea claro a que casilla se deben enviar las respuestas.

Acerca de la Estrategia

Clave 3: “Envié su Boletín el día más relevante”

La regla general es que un Boletín Comercial debe arribar entre martes y jueves, por lo tanto, si utiliza la herramienta E-nvia , especifique el día y hora quiere que su boletín sea enviado.

Existen excepciones en esta regla dependiendo de quienes son sus lectores, por ejemplo en jóvenes adolescentes el impacto es mayor entre jueves y sábados, donde habitualmente se toman las decisiones de compras.

Clave 4: “Si puede Segmentar, Segmente”

Si su base de datos de contactos tiene campos que le permiten agruparlos con características comunes, como ubicación geográfica, edad, sexo, etc., utilice esto a su favor para generar mayor impacto, creando  versiones de su boletín con algún grado de personalización.

E-nvia le permiten de manera simple generar listas de envió segmentadas y utilizar un Diseño (template) base para luego desde ahí generar versiones personalizadas.

Recuerde que la zona de mayor impacto de su boletín esta en las primeras 10 líneas, por lo tanto genere al menos una línea bien destacada que varié acorde a su segmentación.

Otra forma de segmentar, es identificando las personas que hicieron click en un enlace determinado (link) y creando una lista de contactos basados en ellos. De esta forma podemos enviar un boletín especial personalizado y focalizado conociendo del interés previo de los lectores.

Clave 5: “Establezca variables de éxito”

Antes de apretar el botón “Enviar” en su campana de emails, determine como medirá el éxito de la misma. Planea vender mas de un producto?, planea nuevas subscripciones a un servicio?, cuantas pondrían a la campaña en la categoría de excelente, cuantas en la categoría de “Buena”, y cuantas en un regular.

Recuerde que los Boletines son un medio de comunicación en el cual interactúa con sus contactos, con cada boletín electrónico o campaña que realice, debe estar listo para aprender y mejorar.

E-nvia le permite analizar estadísticas sobre sus envíos y obtener importantes datos como cantidad de emails leídos / no leídos, solicitudes de baja, número de clicks en sus enlaces (links), emails rebotados, y lo mas importante identificar QUIEN (que contacto ha realizado la acción buscada).

Si bien estas claves son muy importantes, no son las únicas, por lo tanto lo invitamos a seguir leyendo nuestro blog donde regularmente obtendrá información valiosa para ayudarlo con sus boletines electrónicos.